Vi snakket med 114 ledere om bedriftens it-kostnader. Her er svarene

I løpet av det siste året har vi hatt møter med 114 ledere og it-ansvarlige om it-bruk og tilhørende kostnader i deres egen bedrift.

Vi registrerte at mange av disse bedriftene fortsatt sverger til gammeldagse og dyre it-løsninger selv om det finnes både rimeligere og bedre alternativer. Vi ønsket bl.a. å vite hvorfor ikke flere har tatt i bruk skyløsninger som i mange tilfeller kan halvere de totale it-kostnadene.

Her er en oppsummering av de meste vanlige svarene (prosentandel av totale antallet er angitt i parentes):

– Nettskyløsninger passer ikke for oss. Vi er for spesielle/har spesielle krav til it-løsning (13 %) Hovedargumentet her var, i følge de vi snakket med, at deres egen virksomhet, eller bransjen de jobbet i, ikke egnet seg til nettsky bruk. Det er interessant å merke seg at mange store selskaper, ofte med store og krevende it-løsninger, ikke ser ut til å dele dette synet. Faktisk er det flere store selskaper som allerede har flyttet hele eller deler av sin it-løsning ut i skyen.

Kjente norske eksempler er Norsk Hydro (byttet ut Notes med nettskyløsningen O365 fra Microsoft til selskapets 12.500 ansatte), flyselskapet Norwegian (6000 ansatte over på O365 med bruk av mail, Sharepoint og Lync) og Moss kommune («satser på nettsky som første norske kommune», Moss Avis 22. april 2014).

Det finnes utallige eksempler i utlandet, fra gigantselskaper som General Electric (300.000 ansatte med skyløsning) og US Army (65.000 brukere som nå benytter IBMs nettsky løsning), til «mindre» selskaper som Yamaha of America (flyttet 200 servere «ut i skyen», og sparte mer enn 4 mnok pr. år)

– Vi er fornøyd med it-løsningen vi har i dag (65 %) De fleste (65 %) sa de var stort sett fornøyd med dagens it-løsning. Dette var litt overraskende, spesielt med tanke på at de aller fleste også synes at it var dyrt, og til tider utforutsigbart (uventede problemer som krevde ekstern hjelp fra leverandør/konsulent, oppgraderinger som ble dyrere enn forventet, etc).

– Ansatte (eller bestemt avdeling) er ikke klare til å bytte it-løsning (11 %) Selv om bruk av nettsky løsninger er rimeligere og forenkler it-hverdagen til de ansatte, så betyr det også en litt annen måte å jobbe på enn det man er vant med fra tidligere. Det kan være alt fra helt enkle forhold, f. eks. et litt annerledes brukergrensesnitt eller lagring av dokumenter på en litt annen måte, til bruk av en helt annen applikasjon (f.eks. bytte til et nettbasert økonomisystem).

Men ingen liker endringer, og selv enkeltpersoners vegring kan ha stor innflytelse på mulig valg av alternative it-løsninger i bedriften. Ved god planlegging vil den tekniske implementeringen av ny it-løsning som regel være uproblematisk. Planleggingen må også ta høyde for eventuelle organisatoriske tilpasninger/litt andre måter å jobbe på. Vi noterte for øvrig at it-systemene hos noen av bedriftene så ut til å sette premissene for enkelte arbeidsprosser, og ikke omvendt.

– Vi bruker nettsky (53 %) Over halvparten at de vi snakket med sa at de allerede brukte nettsky tjenester. Dette tallet var høyere enn vi hadde forventet. Men av disse var det en del som kun brukte enkelttjenester i skyen. F.eks hadde mange gått over til Microsofts nettskyløsning O365 for deres mailbruk som erstatning for tidligere mail fra en lokal server.

Men resten av it-løsningen deres var fremdeles «on-site» (it-infrastruktur med servere, nettverk og applikasjoner i kundes egne lokaler). Bruk av enkelte skytjenester kan redusere de totale it-kostnadene noe men de store gevinstene oppnås først når det meste, eller alt, av it leveres som skytjenester.

Enkelte fortalte at de allerede benyttet skyløsninger «fullt ut». Det viste seg ikke å stemme. Disse bedriftene hadde isteden inngått en forpliktende leieavtale med en ekstern driftsleverandør for en samlet levering av bedriftens programvare via internett, en såkalt ASP (Application Service Provider) løsning. Her sørger driftsleverandøren for installasjon, drift og vedlikehold av de aktuelle programvarene i sitt eget datasenter, dvs på sin egen it-infrastruktur og servere.

ASP løsninger er basert på teknologi som så dagens lys for nesten 20 år siden. Dette er altså ikke en moderne skyløsning hvor programvareleverandøren selv tilbyr sin programvare direkte over internett til sluttkunde. Det er heller ikke like fleksibelt som dagens nettsky løsninger. Ser man på de totale it-kostnadene vil slike ASP løsninger også være en god del dyrere sammenliknet med dagens, moderne skyløsninger.

– it-leverandøren vår anbefaler ikke at vi tar i bruk skytjenester ennå (10 %) Noen av de vi snakket med hadde fått råd fra sin nåværende driftsleverandør om at nettsky ikke var aktuelt for dem på nåværende tidspunkt. Dette var ofte it-leverandører som hadde jobbet med bedriften i lang tid og som kjente nåværende it-løsning godt. Enten var dette basert på drift og support av servere og applikasjoner fra kundens egne lokaler eller levert som en hosted/ASP tjeneste fra driftsleverandørens datasenter.

Vi har ingen grunn til å tvile på disse rådene. De kjenner disse bedriftene og deres behov bedre enn oss.

Samtidig ser vi at mange av dagens it-leverandører vil måtte tilpasse seg en helt ny hverdag med fremveksten av skytjenester i bedriftsmarkedet. Disse skytjenestene vil på sikt eliminere behovet for tredjeparts drift av servere og nettverk som mange av dagens it-leverandører møysommelig har bygget sin egen kompetanse og virksomhet på. Drift, oppgraderinger og back-up blir isteden inkludert i tjenesteabonnementet fra programvareleverandørene selv.

Med dette som bakgrunn, kan det derfor være fornuftig, og lønnsomt, for bedrifter å innhente uavhengige råd også fra andre leverandører fra tid til annen.

– Det er mulig at nettsky kan være aktuelt en gang i fremtiden, men ikke nå (42 %) Dette var også en ganske vanlig tilbakemelding. Flere av de vi snakket med fortalte at nettsky trolig var noe de ville se nærmere på neste år eller enda senere, «når nettsky blir litt mer vanlig/utbredt».

Vi synes flere hadde en litt passiv holding her. Mange hadde ikke vurdert nettsky som alternativ og hvordan dette kunne påvirke de totale it-kostnadene. Nettsky løsninger er tilgjengelige i dag, og de er både billigere og bedre enn de fleste av dagens alternative it-løsninger. Det betyr også lavere it-kostnader for bedriften. Dette burde være spesielt aktuelt i en tid hvor næringslivet opplever tøffere tider og hvor det er ekstra fokus på bruk av kostnadseffektive løsninger på alle andre områder.

NB: For ordens skyld; dette er ikke en offisiell statistisk undersøkelse. Vi har ikke engasjert utenforstående til å intervjue disse lederne på telefon, e-post eller nett på våre vegne. Vi anser allikevel dette som en omfattende og høyst kvalitativ undersøkelse. Dette er samtaler fra møter vi selv har hatt «over bordet» med hver enkelt om deres it-løsninger og tilhørende kostnader i bedriften. Disse personene representerte bedrifter fra 10 til flere hundre ansatte, selv om mer enn 90 % var fra bedrifter med mindre enn 50 ansatte. Selskapene er i hovedsak lokalisert i Sørøst-Norge.