Det er spesielt to forhold som kjennetegner dyre IT-avtaler: 1. Lang bindingstid. 2. For stor fokus på eksisterende IT-løsning og status quo.
I disse dager er det heldigvis enkelt å velge bort begge deler, og samtidig få en bedre og vesentlig rimeligere IT-løsning med på kjøpet.
1. Bindingstider som koster
Jeg møter ofte ledere som ønsker seg en enklere og rimeligere IT-hverdag men som ikke kan endre IT-kurs med det første pga. tidligere IT-investeringer eller bindende IT-avtaler.
Det kan være investeringer i viktige applikasjoner (for eksempel ERP/økonomi løsninger eller bransje/fag applikasjon), HW løsninger (IT-infrastruktur med servere og nettverk) eller bindende avtaler med ekstern IT-leverandør (driftsleverandør, applikasjonsleverandør eller deres forhandler).
I mange tilfeller er dette IT-investeringer med 3 til 5 års horisont, eller avtaler som er inngått med IT-leverandør med tilsvarende lang bindingstid.
Det har historisk vært en «kjent sannhet» i IT-bransjen at potensielle kjøpere vurderte IT som en investering på lik linje med andre driftsmidler, typisk 3 til 5 års levetid. Dette «investeringssynet» hadde forplantet seg til stort sett alt som hadde med IT å gjøre, uansett om det gjelder lisenser, større prosjekter eller drift & support.
Betaling av lisenser har som regel vært årlige men i praksis har «bindingen» ofte vært mer omfattende pga. «stilltiende samtykke». Dvs. du måtte f.eks. gi skriftlig beskjed i september i et gitt år hvis du ønsket å si opp eller gjøre endringer, ellers ble lisensavtalen automatisk forlenget med 12 måneder fra årsskiftet.
Her var det viktig å være på vakt!
Driftsavtaler med ekstern IT-leverandør har vært verre, her har normen vært bindingstider på 3 til 5 år. Låst til masten i hele perioden. Ganske håpløst, sett med dagens øyne hvor bedre og vesentlig rimeligere IT-løsninger dukker opp på løpende bånd. Men nå er det nye tider.
I praksis trenger du kun 2 type IT-avtaler:
Lisensavtale (abonnement) for de applikasjonene bedriften din benytter. Dette er såkalte SaaS applikasjoner (Software as a Service), dvs. applikasjoner som er utviklet for, og lever i, skyen. Det er ofte applikasjoner fra de samme leverandørene som du allerede bruker i dag (kontorstøtte, økonomi, bransje- eller fagapplikasjon). Men dette er SaaS utgaver av disse applikasjonene. F.eks. for alle virksomhetens kontorstøtte behov (e-post, filhåndtering, MS Office, nettmøter, videokonferanse, etc) så leverer Microsoft tjenesten Office 365 til en fast pris pr. bruker pr. måned. Virksomheten kan selv øke eller redusere antall brukere etter behov. Samme type lisensordning gjelder for de andre SaaS baserte applikasjonene virksomheten din trenger.
Forvaltning, IT-koordinering og support Dette er aktuelt hvis du ønsker å bruke en ekstern leverandør som ivaretar disse funksjonene for deg (tenk: din personlige IT-avdeling som ivaretar alle bedriftens IT-behov til enhver tid). Alternativet er å benytte egne ansatte til å gjøre alt dette. Benytter du ekstern leverandør så burde dette være til en fast pris pr. bruker pr. måned, inkludert brukerstøtte. Som med lisensavtaler så vil også dette være en løpende avtale. Her vil det også være mulig å øke eller redusere antall brukere etter behov (vekst eller nedbemanning), og kun betale deretter.
Og det er alt! Siden applikasjonene er SaaS-baserte (nettsky), så trenger du heller ikke inngå avtaler med andre IT-leverandører for drift, back-up, oppgraderinger og oppetidsgarantier av IT-løsningen din. Alt dette er allerede inkludert i de abonnementsbaserte lisensavtalene dine.
2. For mye fokus på eksisterende IT-løsninger og status quo
Vi opplever dessverre ofte at bedrifter ikke i tilstrekkelig grad har tatt innover seg endringene som har skjedd, og skjer, i IT-bransjen i nyere tid. Den viktigste, og mest dramatiske, IT-utviklingen for alle typer virksomheter er den sterke veksten innen nettsky og skybaserte applikasjoner (SaaS).
Virksomheter som først og fremst fokuserer på eksisterende IT-løsninger og status quo går glipp av de mulighetene disse nye IT-løsningene representerer, med vesentlig lavere IT-kostnader og mer brukervennlige og enklere IT-løsninger. Det er som regel to forhold som går igjen her:
A. Begynner i feil ende Virksomheten har satt i gang en prosess som kun berører en del av IT-løsningen uten å se på det totale bildet. Bakgrunnen er som regel at det ikke har vært en god IT-strategisk prosess i forkant. Strategien er enten fraværende eller ikke oppdatert (strategidokumentet har i realiteten blitt «lagt i skuffen»). Slike tiltak kan for eksempel være bytte av IT-driftsleverandør eller vurdering av ny applikasjonsleverandør. IT-løsningen for øvrig er den samme som før. Det er først og fremst fokus på valg av ny IT-leverandør, ikke på den totale IT-løsningen og hvordan dette kan understøtte virksomhetens forretningsprosesser. Kostnadsmessig er det sjelden mye å hente på en slik tilnærming.
B. Sammenlikner ikke «epler med epler» Nye IT-løsninger med bruk av nettsky og SaaS har en stor påvirkning på bedriftens totale IT-kostnader. Det vil ikke bare være vesentlig rimeligere enn mange av dagens utdaterte IT-løsninger, men for mange ledere vil det også være en ny måte å «kjøpe IT» på. Tjenester, ikke produkter. Løpende kostnader, ikke investeringer. Capex til Opex.
Det er ikke alltid lett å sammenlikne gårsdagens IT-løsninger med disse nye. Vi har sett eksempler på flere beregninger som dessverre ikke sammenlikner «epler med epler». For å illustrere:
La oss anta en bedrift bruker e-post og MS Office fra Microsoft. De ansatte deler dokumenter, bilder, etc fra en felles filserver. Alt er installert på bedriftens egen IT-infrastruktur (servere, nettverk og pc-er) eller i et datasenter hos en ekstern driftsleverandør. Alt dette, og mer, kan nå erstattes av Microsofts skyalternativ Office 365 (e-post, filhåndtering, MS Office, nettmøter, videokonferanse, etc).
Men mange gjør kun en direkte sammenlikning av lisenskostnader for begge disse alternativene før de konkluderer med hvilken løsning som er billigst.
Det blir feil! For den gammeldagse løsningen må minst følgende også regnes inn, i tillegg til selve lisenskostnadene:
Kostnader for egen IT-infrastruktur (servere og nettverk) eller tilsvarende leie fra driftsleverandørens datasenter
Oppgraderinger av applikasjoner og annen programvare, reflektert både i lisenskostnader + konsulenthonorar fra driftsleverandør og forhandler av applikasjonsleverandøren. Noen må jo gjøre oppgraderingsjobben, og det koster.
Løpende drift, vedlikehold og back-up av IT-løsningen fra egne ansatte eller ekstern leverandør.
Hvor mye kan du spare?
Dette varierer, naturligvis. Det kommer bl.a. an på hvor kompleks og omfattende IT-løsningen er, hvilke applikasjoner og IT-avtaler dere har i dag, og hvor mange IT-brukere dere er. I tillegg vil det alltid være noen få virksomheter som har helt spesielle IT-behov. Her vil en IT-løsning uansett koste noe mer. Men dette er unntakene.
På generelt grunnlag skal en IT-løsning i dag helst ikke overstige kr. 1.000 pr. bruker pr. mnd. For virksomheter med enklere IT-behov, vil de totale IT-kostnadene være lavere.
Bortsett fra ansattes PC-er og nettbrett/mobil, samt bedriftens skrivere og bredbånd, skal alle IT-kostnader være inkludert i et slikt regnestykke. Dvs. hardware investeringer, system- og applikasjonslisenser, oppgraderinger, IT konsulentbistand, IT-drift og vedlikehold, brukerstøtte og support, back-up, egne ansatte/IT årsverk, etc. Eventuelle investeringer regnes over 3 år.