Dette innlegget ble opprinnelig publisert på azets.no 20. mars 2020
I disse dager er det svært mange ansatte som jobber på hjemmekontor og utenfor det som normalt er bedriftens «IT-sikkerhetsnett”. Trusselen fra coronaviruset har kommet overraskende på de fleste av oss og mange bedrifter mangler gjennomarbeidede regler for hvordan de ansatte skal jobbe utenfor kontoret.
Dessverre er det svindlere som utnytter coronasituasjonen nå som ansatte er på hjemmekontor og IT-avdelinger er spredd utover landet. Vi kan lese at myndighetene advarer mot dataangrep ved hjemmekontor på grunn av coronaviruset – her gjelder det å være på vakt.
Enkelte virksomheter har mangelfulle sikkerhetsløsninger når brukere skal logge seg på IT-systemer på jobben. Ofte benyttes for eksempel enkle brukernavn og passord som det vil være relativt enkelt for uvedkommende å få tak i og utnytte.
IT-giganten Microsoft, som tracker 30 milliarder daglige pålogginger fra mer enn en milliard aktive brukere, melder at 99.9% av alle konti som blir hacket skyldes mangelfull bruk av totrinnsbekreftelse. Totrinnsbekreftelse er et ekstra sikkerhetsnivå for innlogging som er godt kjent for de aller fleste av oss. Det betyr at du logger deg inn med noe du vet (ditt passord) i tillegg til noe du får (en kode på mobilen din).
Det er mye å huske på i disse hjemmekontor-tider, uansett om du er arbeidsgiver, leder eller medarbeider. Hvordan bør din arbeidsgiver legge forholdene til rette for den optimale og tryggeste hjemmekontor-løsningen, og hva må du og jeg huske på når vi jobber hjemmefra? Hvordan kan du som leder hjelpe dine medarbeidere på best mulig måte i denne krevende tiden?
Under finner du flere tips som vi håper kan være til hjelp for deg og din bedrift. Til slutt får du også noen konkrete “jobbe hjemmefra”-tips basert på gode innspill fra erfarne hjemmekontor-brukere.
Ansatte:
Bruk PC fra jobben: Har du en jobb-PC, så bør du benytte denne når du jobber hjemmefra. Dette er maskiner som enten er satt opp av din IT-avdeling eller IT-leverandør – dvs forhåndskonfigurert med en litt strengere sikkerhetsprofil enn private maskiner, de har oppdatert antivirusprogramvare og ingen lokale administrative rettigheter. Unngå å blande ditt private IT-utstyr, eller bruken av dette, med utstyret du har fått fra arbeidsgiver. La heller ikke din jobb-PC bli en familie-PC. Dette er PC-en fra din arbeidsgiver – tilrettelagt for deg og ingen andre.
PC på jobb = PC hjemme: Behandle PC-en på samme måte hjemme som du ville gjort på kontoret. F.eks. bruk skjermbeskytter med passord når du forlater datamaskinen, selv for korte perioder. Dette hindrer at barn eller andre i husstanden for eksempel får tilgang til virksomhetens dokumenter, og sletter eller publiserer noe ved et uhell.
WIFI hjemme: Vi har vel alle wifi hjemme i disse dager. Vær påpasselig når du velger nettverksnavn og passord, ikke bruk gateadresse, navn eller andre ting som kan gjøre det lettere for uvedkommende å skjønne hvem nettverket tilhører. Lag et passord av små og store bokstaver, samt tall, som du selv kan huske. Tolv tegn eller mer er anbefalt. Bytt passord med jevne mellomrom.
Svindlere på ferde: Vær ekstra kritisk til henvendelser via SMS eller e-post, selv om de kommer fra kollegaer, kunder eller leverandører. Nå som alle sitter «alene hjemme» er vi et lettere bytte for profesjonelle svindlere, vi har ingen sidemann å rådføre oss med og må kanskje ta flere avgjørelser alene. Dette utnytter de kriminelle seg av.
Vær oppmerksom: Hvis det skjer noe unormalt, ta kontakt med virksomhetens sikkerhetspersonell. Hvis dere ikke har egne sikkerhetsansatte og har satt ut IT-funksjonen til ekstern IT-leverandør, så meld fra til bedriftens IT-leverandør så snart som mulig.
Arbeidsgiver:
Alle arbeidsgivere bør ha overordnede retningslinjer for hvordan du og jeg skal ivareta sikkerheten når vi jobber hjemmefra. Det sikrer at vi alle har felles oppfatning av hvilke regler som gjelder og vil bidra til at jobbing utenfor kontoret foregår på en god og sikker måte.
I tillegg til slike retningslinjer bør arbeidsgiver fokusere på følgende:
Nok ressurser: Alle som jobber hjemmefra har tilstrekkelige ressurser til å jobbe effektivt. Vi bør jobbe på en datamaskin som tilhører arbeidsplassen. Private datamaskiner har ofte flere brukere, som kan gi et lavere sikkerhetsnivå enn det virksomheten bør godta. Det vil for eksempel si at familiemedlemmer kan få tilgang til virksomhetens systemer eller enkeltdokumenter dersom de lagres i fellesmapper.
Programvare for jobb: Begrense hvilke programmer hjemmekontor-brukere kan installere på datamaskinen som tilhører arbeidsplassen. Hovedregelen er at kun programvare som er nødvendig for å gjennomføre arbeidet tillates. Nedlasting og installasjon av uautorisert programvare tillates ikke.
Sikker tilgang til IT på jobben: Arbeidsgiver bør ha klare rutiner for hvordan den enkelte skal koble seg til virksomhetens IT-løsning fra hjemmekontoret. Det er viktig at det er sikker kommunikasjon gjennom bruk av VPN eller tilsvarende løsninger (VPN – Virtual Private Network – tjeneste som krypterer nettrafikken din og beskytter nett identiteten din). Sørg for å etablere løsninger for totrinnsbekreftelse ved pålogging dersom dette ikke allerede er etablert.
Varslingsrutiner og hendelser: Alle som jobber på hjemmekontor kjenner til virksomhetens varslingsrutiner og hendelseshåndtering. Det vil sikre at unormale hendelser blir varslet og at alle varsler blir håndtert på best mulig måte.
Ledere:
Avstemme forventninger. Noe av det viktigste du kan gjøre som leder i en slik situasjon er å avstemme forventninger for dine medarbeidere. Enkelte virksomheter jobber allerede digitalt hvor ledere har etablert gode rutiner selv om medarbeidere ikke er fysisk samlet. Men for mange er dette en ny situasjon. Medarbeidere som ikke er vant med å jobbe hjemmefra i lengre tid kan fort føle seg litt ensomme, det gjelder vel for de fleste av oss. Mennesker føler seg tryggere og “nærmere” hverandre når kommunikasjonen er forutsigbar – ikke nødvendigvis raskt, men forutsigbar. Her er noen eksempler: Hva er normal arbeidstid når du jobber hjemmefra? Når begynner dagen, og når slutter den? Er dette annerledes enn ellers når vi jobber hjemmefra? Når, og hvordan, kan dine medarbeidere kontakte hverandre – eller deg? Hvis en medarbeider lurer på noe, hva slags kommunikasjonskanaler skal han/hun bruke? E-post, telefon, chat/video eller andre samhandlingsverktøy? Hva skal vi bruke når? Hva er forventningene til dine ledere og dine medarbeidere nå som vi alle sitter på hjemmekontor?
Kommunikasjon, kommunikasjon, kommunikasjon. De fleste ledere vet å verdsette god kommunikasjon, men dette er spesielt viktig i disse tider. Det er bedre å “møtes” en gang for mye, enn en gang for lite, spesielt i oppstarten og før vi blir bedre vant med å jobbe “fra hverandre” over tid. Bruk en relevant miks av 1-1 og felles/teammøter som er tilpasset den nye digitale hverdagen som vi alle befinner oss i nå. Husk å ta ekstra hensyn til medarbeidere som du tror kan være sårbare med å være “isolert” over tid. Det finnes etter hvert mange forskjellige kommunikasjonskanaler (tlf, e-post, video, chat, etc). Avklar hvilke som passer best til hvilke formål, og hvordan din kommunikasjon med den enkelte medarbeider reflekterer dette (vi er alle forskjellige, noen krever tettere og mer direkte oppfølging enn andre).
Vær personlig. Gode jobbrelasjoner er kritisk for et team som skal prestere, og særlig under uvante omstendigheter som vi opplever i disse dager. Det er mye usikkerhet. Personlige relasjoner bygger tillit og bidrar til å redusere mulige konflikter som kan oppstå fra tid til annen. I en digital hverdag er det viktig å finne gode erstatninger for ad-hoc praten vi er vant med ved kaffemaskinen eller under lunsjen. Sett av litt tid til å ivareta denne delen av jobbkulturen i de digitale møtene med dine medarbeiderne. Fokuser på jobben, men sett av tid til litt småprat også. Vi mennesker er tross alt sosiale skapninger som vanligvis trives best når vi er sammen.
Individuell oppfølging. Dyktige ledere har gjerne en individuell tilnærmet lederstil og bruker mye tid på å forstå hva som motiverer sine medarbeidere. Vi er alle forskjellige med ulike behov og motivasjon for å prestere. Dette er også godt ledelseshåndverk i normale situasjoner, men som vil kreve litt ekstra av deg som leder når dine medarbeidere kun er tilgjengelig digitalt.
Tips fra erfarne hjemmebrukere:
Strukturer dagen din. Det er viktig å planlegge dagen fremover hvis du vil at dagen skal være produktiv. Å strukturere dagen er med på å skille mellom arbeidstiden og fritiden på samme måte som du er vant med fra tidligere da du “gikk på jobb”.
Ditt kontor i hjemmet: Hvis det er mulig, prøv å etablere et eget område eller rom i hjemmet som er “ditt kontor”. Å gjøre deg klar for jobben ved å gå inn på “kontoret” ditt vil hjelpe deg komme i “jobbmodus” og redusere forstyrrelser, selv om kontoret bare er et skrivebord i hjørnet av soverommet.
Ta pauser. Å ta pauser er viktig for oss alle. Når du jobber hjemmefra kan det være lett å bli sittende foran pc-en og glemme de vanlige pausene du vanligvis hadde på kontoret. Her snakker vi om korte pauser (5-10 minutter) for å koble av litt. Husk å bevege deg bort fra arbeidsområdet ditt, det hjelper både øynene, tankene og produktiviteten din.
Kommuniser. Bruk av hjemmekontor bygger i stor grad på tillit og kommunikasjon. Din arbeidsgiver og dine medarbeidere stoler på at du gjør jobben din, og omvendt. God kommunikasjon er ekstra viktig. Det betyr ikke at du rapporterer hver eneste ting du gjør, det betyr at du kommuniserer ofte og tydelig nok til andre som er involvert og relevant for den jobben du gjør. Ikke anta at dine medarbeidere automatisk vet nøyaktig hva du jobber med, ta litt tid på å forklare dem og la dem stille spørsmål. Slik kan du oppnå en god kommunikasjonskultur.
Lær av de store. Mange store IT-selskaper etablerte regler og rutiner for hjemmekontor lenge før Coronavirus ble en trussel. Selv om dette er store selskaper har de ofte gode råd og tips på hjemmekontor-bruk og hva som fungerer best for den enkelte. Microsoft har f.eks. publisert en guide for å jobbe hjemmefra som de selv praktiserer.
Logg av. En av de største utfordringene når du jobber hjemmefra, spesielt for de som ikke er så vant med dette – er å vite når du skal logge av. Det er ikke alltid så enkelt hvis du jobber hjemmefra – kontoret er jo også hjemmet ditt. Men det er viktig at du logger av og ikke alltid gjør deg tilgjengelig og i konstant ventemodus.