Forretnings­innsikt og BI-verktøy. Kort forklart

Dette innlegget ble opprinnelig publisert på Azets.no 22. februar 2022

Du har sikkert hørt at gode Business Intelligence-verktøy (BI) kan hjelpe deg å samle inn og analysere data så du kan bruke dem til å effektivisere driften og forbedre produkter og tjenester. Det høres jo fint ut. Men hva innebærer det i praksis og på hvilken måte kan BI-løsninger hjelpe deg og din bedrift?

Gi data forretningsverdi med BI verktøy

Dagens BI verktøy omfatter mye mer enn fine rapporter og dashboard. Dette har uansett liten verdi hvis det ikke gir bedre innsikt i egen virksomhet. Slike verktøy gjør det også mulig å koble sammen informasjon fra flere datakilder fra ulike systemer og plattformer.

Men det er selve råvaren data, kombinert med gode verktøy og rett kompetanse som er nøkkelen her! Data er vår nye, fornybare ressurs som kan sammenstilles, gjenbrukes og foredles i det uendelige.

Det er ikke nok å ha mange eller omfattende datasett. Data alene gir ikke forretningsverdi. Data må kobles, bearbeides, tilgjengeliggjøres og nyttiggjøres. Først da kan data bli til nyttig forretningsinnsikt slik at du kan ta bedre beslutninger.

Når vi spør ledere om forretningsinnsikt og bruk av data, er det fire temaer som går igjen:

1. Datadrevet: Hvordan kan virksomheten bli mer datadrevet?

2. Rapporteringskrav og rapporter: Hvilke krav og forpliktelser gjelder, hvordan kan rapporter forbedres og gi mer innsikt, og hva og hvor mye kan automatiseres?

3. Bærekraft: Hva er bærekraftsrapportering og hvilke data må vi inkludere?

4. Forretningsinnsikt og BI verktøy: Hvilken løsning anbefaler Azets, og hvorfor?

1. Datadrevet: Hvordan kan virksomheten bli mer datadrevet? Skal virksomheten din være konkurransedyktig i årene som kommer må dere trolig bli mer datadrevne. I følge en undersøkelse av McKinsey Global Institute har datadrevne selskaper 23 ganger større sannsynlighet for å skaffe nye kunder enn sine konkurrenter, og det er ni ganger mer sannsynlig at deres kunder er mest lojale.

Det er viktig å se teknologi, mennesker og prosesser i sammenheng. Å bli mer datadrevet betyr ofte endringer og andre måter å jobbe på. Det kan være krevende, både for ledere og ansatte for øvrig. Organisasjonen må bevisstgjøres og jobbe mot en “datakultur”. Her er 4 tips til hvordan du som leder kan bidra til en datadrevet kultur: Være bevisst på hva det betyr å være “datadrevet”.

Data, gode BI verktøy og rett kompetanse er de blant de viktigste byggeklossene i datadrevne virksomheter. De benytter data som grunnlag for innsikt og beslutninger. Systemer og applikasjoner bør tilrettelegges slik at riktige personer får tilgang til relevant og oppdatert data som gir dem innsikt til å ta gode beslutninger.

Enkelte bedrifter “dumper” data på et digitalt fellesområde som ikke bearbeides og foredles før det har gått en uke, måned eller et år. Det er ikke veien å gå.

Omfavn ny teknologi og unngå teknisk gjeld. Ved å omfavne og investere i ny og relevant teknologi får bedriften bedre forutsetninger til å bli mer konkurransedyktig. Moderne teknologi er ofte brukervennlig, skybasert og delingsorientert. Slike investeringer signaliserer også en mer innovativ organisasjonskultur hvor data er “demokratisert”, og hvor kompetanse og innsikt deles.

Det er også en fordel i rekrutteringssammenheng.

Teknisk gjeld er alle de uferdige, unødvendig kompliserte og utdaterte løsningene som hindrer forretningen i å utvikle seg. Teknisk gjeld er preget av døende teknologi, svak datakvalitet, programvare som ikke støttes lengre, ustabilitet og få integrasjonsmuligheter.

Et av de største problemene med teknisk gjeld er at det er dyrt og tidkrevende å få på plass løsninger som gjør at man kan respondere på markeds- og kundebehov. Det er både økonomiske og tekniske utfordringer knyttet til dette. Økt teknisk gjeld gjør også selskapet mer avhengig av enkeltpersoner eller av leverandørers innsikt og kvalifikasjoner. Slik kutter du teknisk gjeld i bedriften din.

Sørg for at data i bedriften er FAIR: Findable, Accessible, Interoperable, Reusable

Findable: For å bruke og gjenbruke data må du finne dem. Metadata og data må være lett å finne både for mennesker og datamaskiner. Accessible: Når data er lokalisert må det avklares hvordan og til hvem, data skal tilgjengeliggjøres for. Dette inkluderer mulig bruk av autentisering og autorisasjon. Interoperable: Data integreres ofte med annen data. I tillegg må data kunne samhandle med applikasjoner eller i arbeidsflyt for analyse, lagring og prosessering. Reusable: Et viktig mål med FAIR er å optimalisere data for gjenbruk. Data og metadata bør være godt beskrevet slik at de kan replikeres og/eller kombineres på forskjellige måter.

Bygg en felles forståelse av data i organisasjonen. Evnen til å forstå og kommunisere på et felles “dataspråk” internt er viktig for å lykkes med innføringen av en datadrevet kultur. Et felles språk er driveren for å få verdi fra data og analyse. Det betyr ikke at ansatte må lære seg mange tekniske ord og uttrykk vanligvis forbeholdt fagfolk, men å innarbeide god forståelse av data i organisasjonen, og hvordan data kan bearbeides og foredles. Det gir innsikt i egen virksomhet.

2. Rapporteringskrav og rapporter med BI verktøy Alle som driver næringsvirksomhet i Norge har plikt til å rapportere ulike forhold til det offentlige.

Mange ledere oppfatter at rapporteringskravene til myndigheter stadig blir mer omfattende og detaljerte. For ikke å snakke om virksomhetens plikter knyttet til personvern og GDPR som i seg selv er ganske krevende. Det er mye å huske på.

Selv om stadig flere IT-systemer bidrar til å automatisere rapporteringskravene, så er de ofte mer begrenset i sine muligheter sammenlignet med BI verktøy som har spesielt fokus på rapportering og analyse.

En av styrkene til moderne BI verktøy er at de kan sørge for at dataene alltid er oppdatert og at du som leder får korrekt informasjon og innsikt. Et moderne BI verktøy kan samle data fra mange datakilder for å lage interaktive og innsiktsfulle dashboards, rapporter og analyser. Dermed trenger du ikke lenger bruke tid på å sette sammen avanserte rapporter.

La dataene og BI verktøyene gjøre jobben for deg!

3. Bærekraftsrapportering De fleste forbinder bærekraft med klima og miljø. Men bærekraft er mye mer enn det.

Bærekraft er også lavt sykefravær, det er likestilling og rettferdighet på arbeidsplassen, det er samfunnsbidraget virksomheten har i sin region, det er vekst og lønnsomhet, det er kultur og trivsel på arbeidsplassen, og det er en overkommelig risikoeksponering slik at virksomheten utvikles videre og forblir en trygg og sikker arbeidsplass som genererer overskudd til sine eiere og ikke påvirker miljøet i negativ forstand.

Alt dette er kanskje ikke like godt kjent?

Skal du rapportere på bærekraft må du trolig å hente data fra flere kilder. Mange virksomheter har tilgang til egne data om både miljø, sosiale forhold og virksomhetsstyring. Men flere bruker fortsatt tidkrevende og manuelle prosesser for datainnsamling og analyse, og har ulike databaser og systemer som ikke «snakker sammen».

Data og innsikt er avgjørende for å ta bærekraftige strategiske valg og skape verdi for virksomheten din. Dette kan du få god oversikt over med et BI-verktøy. Noen ofte stilte spørsmål om Power BI og business intelligence Hva er business intelligence? Business Intelligence beskriver teknikker og kobler digitale verktøy for å få frem historiske og aktuelle data, slik at virksomheter kan analysere og få innsikt til å ta bedre beslutninger. Hva er BI verktøy? BI-verktøy er Business Intelligence programvare som samler inn, behandler og tilrettelegger data slik at det gir verdifull innsikt om din egen virksomhet. Hva er Power BI? Power BI er et ledende Business Intelligence verktøy som gir deg muligheten til å koble til ulike datakilder, sette sammen data, analysere data og lage rapporter som du kan dele med andre. Hva brukes Power BI til? Power BI er et av verdens ledende Business Intelligence verktøy for rapportering og analyse. Ledere bruker Power BI til å lage intuitive dashbord og visualiseringer slik at de får en oversikt på de viktigste nøkkeltallene for egen virksomhet. Hvordan bruke Power BI? Med Power BI kan du lage interaktive dashbord og rapporter som kan deles med andre i organisasjonen din. Power BI er til nytte for flere områder i en bedrift, som for eksempel finans, salg og marketing. Hvorfor bruke Power BI? Power BI kan brukes til alle typer rapportering og analyse av bedriftens data. Noen av de viktigste fordelene ved å ta i bruk Power BI er: - Lag interaktive dashbord og rapporter som enkelt kan deles med andre i organisasjonen - Power BI kan hente data fra hundrevis av datakilder. Du kan også benytte data fra flere forskjellige datakilder i samme rapport for mer innsikt. - Dataene som hentes ut med Power BI oppdateres automatisk slik at dere alltid arbeider med det nyeste innholdet. Hvem kan bruke Power BI i organisasjonen? Du kan enkelt dele rapporter/analyser med dine kolleger på mobil, Ipad eller mobil. De ulike avdelingene trenger kun å se den delen av rapporten som er relevant for dem. Områder som finans, HR, salg og marketing er eksempler som kan ha stor nytte av analyseverktøyet. Er Power BI selvbetjent? Power BI har kraftige selvbetjeningsmuligheter. Med litt opplæring kan hvem som helst i bedriften lage egne dashboards med en unik 360-graders visning.